La gestion de l’inventaire est une tâche fastidieuse avec de réelles conséquences commerciales si elle est mal gérée. Une mauvaise gestion des stocks peut ralentir l’exécution des commandes, ce qui prolonge votre cycle de flux de trésorerie, l’argent qui sort de votre compte et l’argent qui rentre. Il peut également vous imposer de nombreux autres coûts, comme des taux d’intérêt plus élevés de la part des fournisseurs et l’incapacité de dépenser de l’argent sur les coûts d’exploitation, car votre argent est immobilisé dans les stocks. Cependant, ce n’est pas seulement l’argent qui est touché. Le service à la clientèle est souvent affecté par le fait que les clients doivent attendre un produit ou aller ailleurs pour le trouver. Cela peut entraîner une augmentation du personnel, car il faut plus de temps pour trouver des produits et pour traiter avec les clients touchés par les problèmes de stock. Et n’oubliez pas les risques réglementaires et environnementaux que vous pouvez avoir avec des stocks obsolètes qui doivent être éliminés.
Mais ne craignez rien! La gestion des stocks n’a pas besoin d’être coûteuse ou compliquée. Il suffit de l’organiser. Voici cinq erreurs courantes que les entrepreneurs font avec leur inventaire et comment les résoudre.
1. Trop d’inventaire
Il est facile de dépasser les dépenses d’inventaire. Mais ce n’est pas une vraie façon de compenser la peur d’être en rupture de stock pour les clients. Bien que le volume d’achat puisse réduire le coût unitaire, cela signifie également que votre flux de trésorerie est limité jusqu’à ce que ces articles aient été achetés. Il ne s’agit pas seulement du coût de l’article lui-même. Le coût du stockage ou de l’entreposage peut aussi être élevé – propriété, électricité, maintien des choses à la bonne température, etc. Et si vous ne les vendez pas au bon moment, vous pourriez finir par marquer le produit et faire des escomptes pour vous en débarrasser.
Alors, comment éviter le surstock ? Commencez à faire des prédictions sur la quantité d’approvisionnement dont vous aurez réellement besoin et à quel moment. La meilleure chose à faire est de regarder les ventes précédentes. Examinez-le mois par mois pour repérer les tendances ou la saisonnalité. Identifiez les tendances moins évidentes ainsi que les pics de fin de mois. Si vous en êtes à vos débuts et que vous n’avez pas de données à examiner, commencez à enquêter sur vos concurrents.
2. Suivi d’inventaire inexact
Une fois que vous avez le stock, vous devez être en mesure de le suivre. Les occasions de mal compter les stocks sont partout. Dès la réception de l’envoi, l’exécution des commandes ou même l’utilisation par le personnel. Il est également important de tenir compte des bris ou des marchandises endommagées.
Un système d’inventaire électronique tel qu’un logiciel de gestion logistique est le meilleur moyen de maîtriser la gestion de vos stocks. S’il est lié à votre système logiciel de point de vente, c’est encore mieux. Vous pouvez ensuite utiliser le système pour effectuer des contrôles aléatoires et vous assurer que l’inventaire est correct et que vous avez suffisamment de stock.
3. Manque de priorités
Le suivi de votre inventaire vous permet de connaître les produits et services préférés de vos clients et les produits et services qui génèrent le plus de revenus. Il se peut que le produit qui prend le plus de temps et d’efforts pour commander n’est pas aussi populaire qu’un article qu’il est facile de cliquer et de commander.
Alors, comment l’ajuster ? Généralement 80% de vos profits proviendront de 20% de vos produits, alors analysez vos ventes, vos stocks et vos processus. Une fois que vous avez fait ceci, alors concentrez vous sur les articles qui créent le plus grand retour sur investissement.
4. Permettre à votre fournisseur de restocker des produits
Il peut être tentant de permettre aux fournisseurs de stocker et de commander de nouveau des produits, après tout cela vous permet d’économiser du temps et des frais de personnel. Cependant, si vous ne surveillez pas correctement les commandes des fournisseurs, il peut en résulter un surplus d’inventaire ou une perte d’inventaire due à une erreur de comptage ou à la paperasserie. Cela peut aussi faire en sorte que les produits ne soient pas mis en rotation sur les étagères, ce qui crée des stocks périmés.
Comment éviter ce risque ? Gardez le contrôle de votre propre inventaire. Assurez-vous que vous êtes celui qui sait ce qui entre et sort de votre entreprise et que vous ne dépendez pas d’un tiers pour affecter vos profits.
5. Avoir un plan de secours
Imaginez que tout le temps passé pour créer votre système logistique soit perdu. Pensez aux cas où votre serveur tombe en panne ou si votre ordinateur est volé. Ce sont là de véritables préoccupations auxquelles il faut s’attaquer.
La première règle pour toutes les données d’entreprise est d’avoir toujours une sauvegarde. Cela peut être sur un compte USB, un compte Dropbox ou un disque dur externe… Assurez-vous simplement d’avoir quelque chose !